失敗できない文章を、出す前に見直すポイント

スピーチの原稿、お詫びのメール、志望動機。書くのに時間がかかるわりに、失敗したくない文章というものがあります。書き終えた時点でほっとしてしまいがちですが、実は大事なのはそのあとの見直しです。ここでは、出す前に確かめておきたいところをまとめます。

読む人を、一人に決める

見直しの前に、誰が読むのかをはっきりさせます。上司なのか、取引先なのか、面接官なのか、式に来てくれた親戚なのか。読む人が決まると、言葉の硬さや、どこまで説明するかが自然に決まります。「誰が読んでも大丈夫なように」と考えると、かえって誰にも響かない文章になりがちです。

最初の一文で、用件が分かるか

お詫びや連絡の文章では、読む人は最初の数行で「何の話か」を知りたがっています。前置きや時候のあいさつが長いと、肝心な内容が埋もれてしまいます。最初の一文か二文で用件が伝わるかを確かめてみてください。

声に出して読んでみる

スピーチはもちろん、メールや書類でも、声に出して読むと引っかかる場所が見つかります。息が続かない長い文、同じ言葉のくり返し、「〜が、〜が」のように助詞が続くところは、読む人にとっても読みにくい場所です。スピーチなら、実際の時間を計っておくと当日あわてずに済みます。

見直しで確かめたいこと

• 名前、日付、会社名、数字に間違いがないか
• 敬語が混ざりすぎていないか、二重敬語になっていないか
• 言い訳に聞こえる言い回しが、お詫びより先に来ていないか
• 自分にしか分からない略語や、内輪の言葉が残っていないか
• 同じことを二度書いていないか

固有名詞や日付の間違いは、内容がどれだけよくても信用を落としてしまいます。最後にもう一度、ここだけは目で確かめてください。

時間をおいて読み直す

書いた直後は、頭の中の意図で文章を補って読んでしまうので、足りないところに気づきにくいものです。可能なら少し時間をおいてから、読む人のつもりで読み直します。急ぎのときでも、一度席を立ってから読むだけで見え方が変わります。

AIに手伝ってもらうときは

KOTOSAKUのように、AIに添削や書き直しの案を出してもらう方法もあります。自分では気づきにくい言い回しの硬さや、分かりにくい順番を指摘してもらえるのは便利です。ただし、AIは書き手の事情や、相手との細かい関係までは知りません。出てきた案は、自分の言葉として違和感がないかを確かめてから使ってください。とくに名前や日付、事実関係は、AIの案をそのまま信じず、必ず自分で確認することが大切です。

最後は、自分の言葉で

整った文章よりも、その人らしい一言のほうが伝わることもあります。見直しは、文章をきれいにするためというより、読む人に余計な負担をかけないための作業だと考えると、どこを直すべきかが見えてきます。

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